Kế hoạch PR – Lập kế hoạch chi tiết với 6 bước

Kế hoạch PR là nền tảng để cả chiến dịch diễn ra thành công suôn sẻ, nếu ngay từ bước đầu tiên xảy ra sai sót, doanh nghiệp sẽ gặp nhiều vấn đề về mặt thương hiệu. Hãy cùng tìm hiểu hay 6 bước lập kế hoạch PR hoàn hảo trong bài viết dưới đây!

Kế hoạch PR là gì?

PR là viết tắt của “Public Relations,” trong tiếng Việt có thể dịch là “Quan hệ cộng đồng” hoặc “Quan hệ công chúng.” Đây là một lĩnh vực trong marketing và truyền thông dùng để quản lý và xây dựng hình ảnh, danh tiếng, và mối quan hệ của một tổ chức, doanh nghiệp, hoặc cá nhân với công chúng, khách hàng, và các bên liên quan khác.

Thông thường, công việc chính của của PR bao gồm:

• Xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các phương tiện truyền thông để đảm bảo thông tin về tổ chức hoặc sản phẩm của họ được truyền tải một cách tích cực và chính xác. Để làm được điều này, đòi hỏi doanh nghiệp cần phải có sự tương tác và có bộ phận kết nối và giữ mối quan hệ với các cơ quan báo chí, truyền thông.
• Những người làm PR phải đảm nhận được công việc quản lý các sự kiện, chiến dịch truyền thông và hoạt động quảng cáo để tạo ấn tượng tốt và tạo sự nhận diện cho thương hiệu hoặc sản phẩm. Thông qua việc quảng bá hình ảnh, doanh nghiệp có thể tạo được lòng tin đối với khách hàng của mình hiệu quả hơn.
• Xây dựng mối quan hệ với khách hàng, cổ đông, đối tác, và cộng đồng để tạo lòng tin và hỗ trợ cho doanh nghiệp. Việc PR không chỉ tác động đối với cộng đồng bên ngoài mà đó còn là công việc nội bộ cần được chú trọng và quan tâm. Truyền thông nội bộ cũng góp phần lớn trong việc lan tỏa tinh thần thương hiệu đến cộng đồng bởi mỗi cá nhân trong doanh nghiệp sẽ là kênh thông tin quan trọng trong một cộng đồng nhỏ nhất định. 
• Đối phó với các tình huống khẩn cấp hoặc vấn đề gây ảnh hưởng đến hình ảnh thương hiệu. Đây là công việc quan trọng của bộ phận PR nhằm đảm bảo hình ảnh thương hiệu luôn ở vị trí tốt nhất đối với công chúng và phải giảm thiểu thiệt hại thấp nhất nếu xảy ra khủng hoảng truyền thông.

6 Bước lập kế hoạch PR hoàn hảo

Bước 1: Xác định mục đích của kế hoạch PR

Xác định mục đích của kế hoạch PR là một bước quan trọng để đảm bảo rằng bạn đang triển khai chiến dịch PR một cách hiệu quả và có mục tiêu cụ thể. Đồng thời, đây cũng là bước cơ bản giúp bạn xác định hướng đi và đo lường sự thành công của chiến dịch. Dưới đây là các bước cơ bản để xác định mục đích của kế hoạch PR:

• Đặt câu hỏi: Bắt đầu bằng việc đặt ra câu hỏi cơ bản về tại sao bạn muốn thực hiện chiến dịch PR. Hãy xác định mục tiêu mà bạn muốn đạt được. Ví dụ: Tăng nhận thức về sản phẩm/sản phẩm dịch vụ, xây dựng hình ảnh tích cực cho thương hiệu, tạo sự quan tâm từ phía công chúng, tăng doanh số bán hàng, hay đối phó với khủng bố thương hiệu.
• Phân loại mục tiêu: Chia mục tiêu thành các loại khác nhau, chẳng hạn như mục tiêu chính (primary objectives) và mục tiêu phụ (secondary objectives). Mục tiêu chính có thể liên quan trực tiếp đến việc thúc đẩy doanh số bán hàng hoặc xây dựng hình ảnh thương hiệu, trong khi mục tiêu phụ có thể bao gồm việc tạo ra sự quan tâm từ phía báo chí.

Xem thêm >>> LỄ CÔNG BỐ VÀ BIỂU DƯƠNG DOANH NGHIỆP TIÊU BIỂU TOÀN CẦU NĂM 2023

Bước 2: Xác định đối tượng mục tiêu của kế hoạch

Xác định đối tượng mục tiêu trong kế hoạch PR là bước tiếp theo để đảm bảo rằng bạn đang hướng đến những người hoặc nhóm người cụ thể mà bạn muốn ảnh hưởng đến thông qua chiến dịch PR của mình. Dưới đây là các bước để xác định đối tượng mục tiêu trong kế hoạch PR:

• Trước tiên, bạn cần hiểu rõ mục tiêu chính của chiến dịch PR. Mục tiêu của bạn có thể là tạo nhận thức về một sản phẩm/sản phẩm dịch vụ mới, xây dựng hình ảnh tích cực cho thương hiệu, thúc đẩy sự quan tâm từ phía công chúng, hoặc giải quyết một vấn đề cụ thể. Doanh nghiệp cần chắc rằng các thành viên thực hiện chiến dịch đều nắm rõ mục đích/ mục tiêu ban đầu của mình. 
• Xác định đối tượng chính: Hãy xác định ai là đối tượng chính mà bạn muốn tiếp cận và ảnh hưởng thông qua chiến dịch PR. Đối tượng chính có thể là khách hàng tiềm năng, khách hàng hiện tại, cộng đồng truyền thông, nhà đầu tư, đối tác kinh doanh, hoặc một nhóm khách hàng cụ thể khác. Đảm bảo bạn hiểu rõ nhu cầu và mong muốn của đối tượng này.
• Phân loại đối tượng mục tiêu: Một khi bạn đã xác định đối tượng chính, hãy phân loại thành các nhóm con hoặc loại đối tượng mục tiêu. Ví dụ, nếu bạn đang muốn tiếp cận khách hàng tiềm năng, bạn có thể chia họ thành các đối tượng con như người tiêu dùng cá nhân, doanh nghiệp, hoặc các ngành công nghiệp cụ thể.
• Nghiên cứu đối tượng mục tiêu: Sau đó, hãy tiến hành nghiên cứu về đối tượng mục tiêu. Tìm hiểu về sở thích, thái độ, nhu cầu và hành vi của họ. Điều này giúp bạn tạo ra nội dung và thông điệp phù hợp hơn để thu hút sự chú ý của họ. Việc nghiên cứu cần thời gian dài và có số liệu thống kê cụ thể để đảm bảo hiệu quả. 

Bước 3: Cụ thể hóa các mục tiêu của kế hoạch PR

Để cụ thể hóa các mục tiêu trong kế hoạch PR nhằm giúp quá trình đo lường hiệu quả diễn ra dễ dàng và hiệu quả hơn.

Bạn có thể sử dụng mô hình SMART: (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) để xác định các mục tiêu. Cụ thể hóa mục tiêu bằng cách trả lời các câu hỏi sau:

• Specific (Cụ thể): Mục tiêu phải rõ ràng ngay từ ban đầu. Ví dụ: “Tăng doanh số bán hàng” là mục tiêu mơ hồ, trong khi “Tăng doanh số bán hàng của sản phẩm X tại khu vực A trong quý 4 năm nay lên 10% so với quý 4 năm trước” là cụ thể.
• Measurable (Đo lường được): Mục tiêu phải có chỉ số đo lường rõ ràng để xác định sự tiến bộ. Trong ví dụ ở trên, chỉ số đo lường là doanh số bán hàng và phần trăm tăng.
• Achievable (Có thể đạt được): Mục tiêu phải khả thi và có thể đạt được dựa trên tài nguyên và năng lực hiện có, bạn không nên vẽ vời những gì có thể đạt được theo cách mình mong muốn. Thay vào đó, doanh nghiệp cần dựa vào những gì đang có và tiềm năng của doanh nghiệp. 
• Relevant (Liên quan): Mục tiêu phải liên quan trực tiếp đến mục tiêu tổng thể của kế hoạch PR và hỗ trợ cho việc đạt được mục tiêu chiến lược của tổ chức.
• Time-bound (Có thời hạn): Mục tiêu phải có một thời gian cụ thể để đo lường sự tiến triển và đạt được. Ví dụ, trong 3 tháng, kênh Tik Tok của công ty cần phải đạt được 5000 follow mới.

Như vậy, hãy cụ thể hóa mục tiêu trong kế hoạch PR bằng cách định ra những con số cụ thể cần đạt được trong một khoảng thời gian nhất định với nguồn lực và tiềm năng tương ứng hiện có của doanh nghiệp.

Bước 4: Lựa chọn phương pháp truyền tải thông tin đến công chúng

Khi lập kế hoạch PR, việc chọn các kênh truyền thông phù hợp để đạt được đối tượng mục tiêu là rất quan trọng. Dưới đây là một số kênh truyền thông phổ biến thường xuất hiện trong kế hoạch PR:

Phương tiện truyền thông truyền thống:

• Báo chí (Print Media): Bao gồm báo in, tạp chí và các ấn phẩm in khác.
• Truyền hình (Broadcast Media): Kênh truyền hình và chương trình truyền hình.
• Radio: Chương trình radio và các đài phát thanh.
• Truyền thông trực tuyến:
• Trang web: Sử dụng trang web tổ chức, trang web sản phẩm/sản phẩm dịch vụ hoặc trang web PR để chia sẻ thông tin và tạo nội dung.
• Mạng xã hội: Sử dụng các nền tảng mạng xã hội như Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram và YouTube để tương tác với đối tượng mục tiêu và chia sẻ nội dung PR.
• Email Marketing: Gửi email thông tin PR hoặc bản tin đến danh sách đối tượng mục tiêu.

Nền tảng truyền thông trực tuyến khác:

• Blog: Tạo và quản lý blog để viết về các chủ đề liên quan đến sản phẩm/sản phẩm dịch vụ hoặc thương hiệu của bạn.
• Podcast: Tạo podcast để chia sẻ nội dung âm thanh hoặc video về sản phẩm/sản phẩm dịch vụ hoặc ngành của bạn.
• Truyền thông xã hội của doanh nghiệp: Quản lý các cổng thông tin truyền thông xã hội tự quản lý của doanh nghiệp.

Phương tiện truyền thông thể thao và giải trí:

• Các sự kiện thể thao: Đối với các thương hiệu liên quan đến thể thao, quảng cáo và sự xuất hiện tại các sự kiện thể thao lớn có thể là một phần quan trọng của chiến dịch PR.
• Giải trí: Xuất hiện trong các sự kiện giải trí, chương trình truyền hình, và các sự kiện thú vị có thể giúp tạo sự quan tâm và tạo nên sự kết nối với đối tượng mục tiêu.

Quan hệ với cộng đồng và tổ chức xã hội:

• Tổ chức phi lợi nhuận: Hợp tác với các tổ chức phi lợi nhuận và tham gia vào các hoạt động xã hội như hoạt động từ thiện hoặc công việc xã hội có thể tạo sự nhận thức và tốt cho thương hiệu của bạn.
• Sự kiện cộng đồng: Tổ chức hoặc tham gia vào các sự kiện cộng đồng để tạo mối quan hệ và tương tác với đối tượng mục tiêu cụ thể trong cộng đồng.

Quan hệ công chúng (PR) tự do (Earned Media):

• Bài viết báo chí: Xây dựng mối quan hệ với các nhà báo và biên tập viên để có được sự xuất hiện trong bài viết báo chí.
• Phát hành thông cáo báo chí: Sử dụng thông cáo báo chí để thông báo sự kiện hoặc thông tin quan trọng về sản phẩm/sản phẩm dịch vụ của bạn cho các phương tiện truyền thông.

Quảng cáo trả phí (Paid Advertising):

• Quảng cáo trực tuyến: Chạy quảng cáo trên các nền tảng trực tuyến như Google Ads hoặc Facebook Ads để tiếp cận đối tượng mục tiêu.
• Quảng cáo truyền hình và radio: Mua thời gian quảng cáo trên các kênh truyền hình và đài phát thanh.

Khi lập kế hoạch PR, quan trọng là xác định kênh truyền thông phù hợp với mục tiêu của bạn và đối tượng mục tiêu. Một chiến dịch PR có thể sử dụng một hoặc nhiều kênh truyền thông khác nhau để đảm bảo rằng thông điệp của bạn được lan truyền rộng rãi và hiệu quả. Ngoài ra, việc lựa chọn kênh thực hiện kế hoạch PR cũng phụ thuộc phần lớn vào ngân sách của doanh nghiệp.

Xem thêm >>> GIẢI THƯỞNG THE BEST OF VIETNAM 2023

Bước 5: Xây dựng quy trình thực hiện kế hoạch PR

Việc tổ chức và xây dựng quy trình thực hiện kế hoạch PR cần phải được làm rõ để tránh các vấn đề phát sinh trong quá trình diễn ra chiến dịch. Một số bước và vai trò của nhân sự cần có mà bạn có thể tham khảo như sau: 

• Xác định mục tiêu và chiến lược PR:

Vai trò chủ đạo: Quản lý PR hoặc Giám đốc PR.

Họ là người xác định mục tiêu và chiến lược cụ thể cho chiến dịch PR dựa trên mục tiêu tổng thể của tổ chức hoặc dự án.

• Nghiên cứu và phân tích đối tượng mục tiêu:

Vai trò chủ đạo: Nhà nghiên cứu thị trường hoặc chuyên gia PR.

Nghiên cứu và phân tích đối tượng mục tiêu để hiểu rõ nhu cầu, sở thích và mong đợi của họ.

• Lập kế hoạch chi tiết:

Vai trò chủ đạo: Nhà tổ chức chiến dịch PR hoặc Quản lý dự án PR.

Lập kế hoạch chi tiết bao gồm lựa chọn các kênh truyền thông, nội dung, lịch trình, ngân sách, và nguồn lực cần thiết.

• Tạo nội dung và thông điệp:

Vai trò chủ đạo: Nhà sản xuất nội dung hoặc biên tập viên PR.

Tạo ra nội dung PR, bao gồm bài viết, bài phát biểu, hình ảnh, video, và các tài liệu PR khác dựa trên mục tiêu và đối tượng mục tiêu.

• Xây dựng mối quan hệ với phương tiện truyền thông:

Vai trò chủ đạo: Nhà quan hệ với phương tiện truyền thông hoặc chuyên viên quan hệ công chúng.

Xây dựng và duy trì mối quan hệ với phương tiện truyền thông để đảm bảo rằng thông điệp của bạn được truyền tải đúng cách.

• Triển khai chiến dịch PR:

Vai trò chủ đạo: Quản lý dự án PR.

Thực hiện các hoạt động PR cụ thể theo kế hoạch, bao gồm viết bài báo, tổ chức sự kiện, quản lý trang web và trang mạng xã hội, và thực hiện các chiến dịch quảng cáo.

• Đo lường và đánh giá:

Vai trò chủ đạo: Nhà phân tích dữ liệu PR hoặc chuyên gia đánh giá PR.

Đo lường kết quả của chiến dịch PR bằng cách sử dụng các chỉ số đo lường cụ thể đã xác định trước đó. Điều này bao gồm việc thu thập dữ liệu và đánh giá sự thành công dựa trên mục tiêu cụ thể.

• Điều chỉnh chiến lược cho phù hợp

Vai trò chủ đạo: Quản lý PR hoặc chuyên gia chiến lược PR.

Dựa trên kết quả đo lường, điều chỉnh chiến dịch PR nếu cần thiết và lập kế hoạch cho các kế hoạch PR tiếp theo. 

Tóm lại, quy trình thực hiện kế hoahcj này có thể được điều chỉnh và tùy chỉnh dựa trên quy mô của chiến dịch PR, tổ chức, và mục tiêu cụ thể của bạn. Quan trọng nhất là đảm bảo rằng mỗi vai trò có nhiệm vụ cụ thể và góp phần vào mục tiêu tổng thể của kế hoạch PR.

Xem thêm >>> CHƯƠNG TRÌNH VINH DANH THƯƠNG HIỆU NỔI TIẾNG QUỐC GIA NĂM 2023

Bước 6: Đo lường kết quả cho hoạt động PR

Để đo lường hiệu quả hoạt động PR, bạn cần xác định các tiêu chí đo lường cụ thể. Dưới đây là một số tiêu chí phổ biến mà bạn có thể sử dụng:

• Lưu lượng truy cập trang web (Website Traffic): Số lượng người truy cập trang web của bạn có thể là một chỉ số quan trọng để đo lường sự quan tâm từ phía công chúng trong và sau khi thực hiện kế hoạch PR.
• Tỷ lệ chuyển đổi (Conversion Rate): Đo lường tỷ lệ người dùng thực hiện hành động cụ thể sau khi thấy thông điệp PR của bạn. Điều này có thể là việc đăng ký, mua sản phẩm, tải xuống tài liệu, hoặc thực hiện hành động khác.
• Tần suất xuất hiện trên phương tiện truyền thông (Media Mentions): Số lần mà thông điệp hoặc thông tin của bạn xuất hiện trên các phương tiện truyền thông như báo chí, truyền hình, radio, và trang web.
• Lưu lượng truyền thông xã hội (Social Media Engagement): Đo lường tương tác trên các nền tảng truyền thông xã hội, bao gồm lượt like, bình luận, chia sẻ và tương tác khác với nội dung của bạn.
• Nhận thức về thương hiệu (Brand Awareness): Đo lường mức độ nhận thức của công chúng về thương hiệu của bạn trước và sau chiến dịch PR. Điều này có thể được đo bằng khảo sát hoặc sự tăng lên trong việc nhắc đến thương hiệu.
• Tạo lưu lượng trang web hướng dẫn (Website Traffic from Referrals): Đo lường số lượng người dùng truy cập trang web của bạn thông qua liên kết hoặc tham khảo từ các nguồn bên ngoài, chẳng hạn như các bài báo hoặc trang mạng xã hội.
• Đo lường sự thay đổi trong thái độ hoặc hành vi (Attitude or Behavior Change): Nếu mục tiêu của bạn là thay đổi thái độ hoặc hành vi của đối tượng mục tiêu, bạn có thể sử dụng khảo sát hoặc các dấu hiệu cụ thể để đo lường sự thay đổi này.
• Tăng doanh số bán hàng (Sales Increase): Nếu chiến dịch PR của bạn liên quan trực tiếp đến việc tăng doanh số bán hàng, thì doanh số bán hàng tăng là một tiêu chí quan trọng để đo lường hiệu quả.
• Tiền lợi nhuận (Return on Investment – ROI): Tính toán tỷ lệ giữa lợi nhuận thu được và tổng chi phí đầu tư vào chiến dịch PR. Điều này cho biết liệu chiến dịch đã sinh lời hay không. Trong một số trường hợp chiến dịch PR chỉ tăng độ nhận diện thương hiệu, bạn sẽ khó đo lường theo tiêu chí này hơn.
• Đánh giá phản hồi từ đối tượng mục tiêu (Audience Feedback): Thu thập phản hồi từ đối tượng mục tiêu thông qua cuộc khảo sát, ý kiến phản hồi trực tiếp hoặc đánh giá trên các nền tảng truyền thông xã hội để đo lường hiệu quả và đánh giá sự hài lòng của họ.
• Phân tích tương quan (Correlation Analysis): Nếu có thể, bạn có thể sử dụng phân tích tương quan để xác định mối quan hệ giữa hoạt động PR và các chỉ số kết quả khác nhau.
• Thời gian tiếp xúc (Dwell Time): Đo lường thời gian mà người dùng tiếp xúc với nội dung của bạn trên trang web hoặc các trang xã hội. Thời gian tiếp xúc lâu hơn có thể cho thấy sự quan tâm cao hơn.

Trên đây là một số tiêu chí thường được dùng để đo lường hiệu quả của kế hoạch PR. Tùy thuộc vào mục tiêu đặt ra ban đầu mà bạn có thể lựa chọn những tiêu chí đo lường phù hợp.

Trên đây là 6 bước quan trọng để thực hiện kế hoạch PR hiệu quả, nếu bạn cần được tư vấn chuyên sâu hơn để đỡ mất thời gian và nguồn nhân sự, hãy liên hệ ngay cho  Len Nguyễn Media qua Hotline: 090 377 2086 hoặc email: lennguyenmedia@gmail.com để được tư vấn MIỄN PHÍ và hỗ trợ tốt nhất. Với đội ngũ sản xuất dày dặn kinh nghiệm trong lĩnh vực quảng cáo và xây dựng thương hiệu, Len Nguyễn Media tự tin có thể mang đến những kế hoạch và chiến lược chất lượng cho doanh nghiệp của bạn.

CÔNG TY TNHH LENS GROUP

Trụ sở HCM: 64Bis Võ Thị Sáu, Phường Tân Định, Quận 1, Tp. HCM

VPĐD Hà Nội: P105, Khu TT 222D, Ngõ 260, Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội.

Hotline: 090 377 2086 – 0983 977 845 – MST: 0313474590

Email: lennguyenmedia@gmail.comWebsite: lennguyenmedia.com